WhatsApp Launch Manager es una herramienta de la Central de WhatsApp de Builderall creada para organizar campañas de comunicación en grupos y centralizar las conversaciones individuales atendidas por equipos.
Con esta herramienta puedes:
- Conectar diferentes números de WhatsApp.
- Crear campañas para grupos.
- Importar grupos vinculados a un número conectado.
- Programar secuencias de mensajes.
- Consultar grupos, miembros, administradores y envíos.
- Crear departamentos de atención.
- Agregar operadores y gestores.
- Permitir que tu equipo atienda desde el WhatsApp comercial sin conectar el número principal en el dispositivo de cada operador.
Importante: las campañas de WhatsApp Launch Manager están destinadas a la comunicación en grupos. Para conversaciones individuales, utiliza el área de Atención.
¿Para qué sirve WhatsApp Launch Manager? #
La herramienta tiene dos funciones principales:
Campañas para grupos #
Permite organizar grupos de WhatsApp en campañas y programar contenidos para que se envíen en fechas y horarios determinados.
Esta función puede utilizarse para:
- Lanzamientos de productos.
- Grupos de eventos.
- Comunidades.
- Grupos de alumnos.
- Desafíos.
- Campañas promocionales.
- Seguimiento de clientes.
- Comunicación con equipos o socios.
Atención individual #
Permite transformar un número comercial en una central de atención compartida.
Puedes crear departamentos, registrar operadores y permitir que diferentes personas atiendan a los clientes desde sus computadoras, sin compartir el dispositivo principal ni conceder acceso directo al WhatsApp de la empresa.
Cómo acceder a la herramienta #
- Ingresa a tu cuenta de Builderall.
- Abre el menú Herramientas.
- Ingresa a la Central de WhatsApp.
- Localiza WhatsApp Launch Manager.
- Haz clic en Acceder a la herramienta.
Al ingresar, encontrarás tres áreas principales en el menú lateral:
- Campañas
- Atención
- Mis números
1. Mis números #
El área Mis números se utiliza para conectar los números de WhatsApp que se usarán en las campañas y en la atención.
Se recomienda comenzar por esta etapa, ya que no podrás crear una campaña ni completar determinadas configuraciones de atención sin tener al menos un número conectado.
Cómo conectar un número #
- Haz clic en Mis números en el menú lateral.
- Selecciona la opción para agregar o conectar un número.
- Sigue las instrucciones que muestra la herramienta.
- Completa la verificación solicitada.
- Espera hasta que el número aparezca como conectado.
Mantén el teléfono principal con acceso a internet durante la configuración y comprueba periódicamente el estado de la conexión dentro de la herramienta.
¿Cuántos números se pueden conectar? #
WhatsApp Launch Manager no establece un límite de números conectados dentro de la propia herramienta.
Puedes conectar diferentes números y utilizar cada uno en una campaña o estructura de atención específica.
Por ejemplo:
- Un número para ventas.
- Un número para soporte.
- Un número para un lanzamiento específico.
- Un número para cada unidad o sucursal.
- Un número para cada proyecto o marca.
2. Campañas #
El área Campañas es el panel principal de WhatsApp Launch Manager.
Desde allí puedes:
- Consultar las campañas creadas.
- Identificar campañas activas o archivadas.
- Crear nuevas campañas.
- Elegir el número utilizado en cada campaña.
- Importar grupos.
- Programar mensajes.
- Consultar información sobre los grupos y sus miembros.
Cómo crear una campaña #
Antes de comenzar, asegúrate de que el número de WhatsApp que deseas utilizar ya esté conectado.
Después:
- Ingresa a Campañas.
- Haz clic en la opción para crear una nueva campaña.
- Selecciona el número de WhatsApp que utilizarás.
- Escribe un nombre para identificar la campaña.
- Guarda la configuración.
- Agrega o importa los grupos.
- Configura la secuencia de mensajes.
- Revisa las fechas, los horarios y el contenido.
- Activa la campaña cuando todo esté listo.
Utiliza nombres fáciles de identificar, como:
- Lanzamiento Producto X – Agosto
- Comunidad de Alumnos
- Evento Presencial – Ciudad de México
- Desafío de 7 Días
Importación de grupos #
Después de seleccionar un número conectado, podrás importar a la campaña los grupos activos disponibles en ese número.
De esta manera, no será necesario volver a crear manualmente todos los grupos dentro de la herramienta.
Antes de importar, comprueba:
- Que el número conectado participe en los grupos.
- Que los grupos correctos estén activos.
- Que los nombres de los grupos estén organizados.
- Que el número tenga los permisos necesarios para enviar mensajes.
- Que los participantes esperen recibir ese tipo de comunicación.
¿Qué se puede consultar en una campaña? #
Dependiendo de la configuración y de la información disponible, el panel puede mostrar datos como:
- Cantidad de leads o miembros.
- Cantidad de grupos.
- Administradores.
- Mensajes enviados.
- Mensajes programados.
- Crecimiento diario de miembros.
- Secuencia de mensajes programados.
- Números disponibles en la campaña.
Estos datos ayudan a observar el crecimiento de los grupos y mantener organizado el contenido.
Cómo programar una secuencia de mensajes #
Dentro de la campaña, organiza los mensajes en el orden en el que deberán enviarse.
Para cada mensaje:
- Selecciona o crea el contenido.
- Define la fecha.
- Define el horario.
- Confirma el grupo o conjunto de grupos correspondiente.
- Guarda la programación.
- Revisa la secuencia completa antes de activarla.
Antes de programar toda la campaña, realiza una prueba en un grupo interno. Esto te ayudará a comprobar el formato, los enlaces, los archivos y los horarios.
3. Atención #
El área Atención permite que varios operadores utilicen un número comercial conectado a WhatsApp Launch Manager.
El número principal permanece conectado a la herramienta y cada operador recibe su propio acceso.
De esta manera, la empresa no necesita entregar el teléfono principal ni conectar WhatsApp directamente en la computadora personal de cada operador.
¿Qué se puede configurar? #
En el área de Atención puedes:
- Activar o desactivar la atención.
- Configurar mensajes iniciales.
- Elegir el modo de distribución.
- Crear departamentos.
- Agregar operadores.
- Definir operadores como colaboradores o gestores.
- Consultar conversaciones abiertas y finalizadas.
- Ver operadores en línea.
- Consultar los contactos registrados.
Configuración general de la atención #
Ingresa a la configuración del área de Atención para definir cómo se recibirán los nuevos contactos.
Atención activa o inactiva #
Puedes definir si la central se encuentra disponible en ese momento.
Cuando la atención esté activa, la herramienta podrá enviar el mensaje configurado para el período disponible.
Cuando esté inactiva, podrá enviar un mensaje de indisponibilidad.
Ejemplo de mensaje disponible:
¡Hola! Te damos la bienvenida a nuestro centro de atención. Selecciona el departamento con el que deseas hablar para que podamos dirigir tu conversación.
Ejemplo de mensaje no disponible:
¡Hola! Nuestro equipo de atención no está disponible en este momento. Recibimos tu mensaje y responderemos lo antes posible.
Modo de atención #
La herramienta puede ofrecer dos formas principales de distribución:
Atención automática #
Los departamentos disponibles se muestran al cliente para que pueda elegir con qué área desea comunicarse.
Departamento predeterminado #
Todas las conversaciones nuevas se envían directamente a un departamento previamente seleccionado.
El departamento predeterminado es útil cuando existe un solo equipo de entrada o cuando todos los contactos deben pasar primero por una etapa de clasificación.
Panel de atención #
En la página principal del área de Atención puedes consultar información como:
- Conversaciones abiertas.
- Conversaciones finalizadas.
- Operadores en línea.
- Cantidad de contactos.
- Distribución de contactos por departamento.
Si los números no se actualizan inmediatamente, recarga la página del navegador.
Cómo crear departamentos #
Los departamentos ayudan a distribuir las conversaciones según el asunto o las responsabilidades de cada equipo.
Algunos ejemplos:
- Ventas
- Soporte
- Finanzas
- Onboarding
- Éxito del Cliente
- Alianzas
Paso a paso #
- Ingresa al área Atención.
- Localiza la sección Departamentos.
- Haz clic en Agregar departamento.
- Escribe el nombre del departamento.
- Define su estado como activo o inactivo.
- Guarda la configuración.
Puedes editar, buscar o eliminar departamentos previamente registrados.
Antes de eliminar un departamento, comprueba si existen operadores o conversaciones asociados con él.
Cómo registrar operadores #
Los operadores son las personas autorizadas para acceder a la central y responder a los clientes.
Paso a paso #
- Ingresa a la sección Operadores.
- Haz clic en Agregar operador.
- Escribe el nombre del operador.
- Ingresa el número de teléfono personal del operador.
- Selecciona el nivel de permiso:
- Colaborador
- Gestor
- Selecciona el departamento al que pertenece.
- Define su estado como activo.
- Guarda el registro.
- Copia y envía al operador el enlace o código de acceso generado.
¿Para qué se utiliza el teléfono personal del operador? #
El teléfono indicado durante el registro se utiliza únicamente para autenticar la identidad del operador.
El operador recibirá en ese número un código de verificación para confirmar su acceso.
El número personal no se utilizará para conversar con los clientes. Los mensajes continuarán enviándose desde el número comercial conectado a WhatsApp Launch Manager.
Colaborador o gestor: ¿cuál debes elegir? #
El permiso de Colaborador está indicado para quienes atenderán conversaciones relacionadas con sus permisos y departamentos.
Un Gestor puede recibir permisos más amplios para supervisar y administrar la operación.
Concede acceso de gestor únicamente a quienes realmente necesiten administrar la central.
Cómo accede el operador a las conversaciones #
Después de completar el registro:
- El administrador copia el enlace de acceso del operador.
- El operador abre el enlace en su computadora.
- Ingresa o confirma la información solicitada.
- Recibe el código de autenticación en el teléfono personal registrado.
- Escribe el código en la pantalla.
- Accede al área de Atención asociada con su perfil.
Cada operador debe utilizar su propio acceso. Evita compartir el mismo enlace, código o perfil entre varias personas.
El estado activo y el estado en línea son diferentes #
El estado activo o inactivo indica si el operador tiene autorización para acceder a la plataforma.
El estado en línea o desconectado muestra si el operador tiene abierta el área de Atención en ese momento.
Por lo tanto, un operador puede estar activo, pero aparecer desconectado porque no está conectado actualmente a la central.
Funciones de la pantalla de atención #
Según los permisos y la configuración de la cuenta, los operadores pueden utilizar funciones como:
- Visualización de contactos.
- Historial de conversaciones.
- Inicio de nuevas conversaciones con contactos registrados.
- Respuestas rápidas.
- Programación de mensajes individuales.
- Transferencia de conversaciones.
- Envío de archivos y contenido multimedia.
- Identificación del operador en los mensajes.
- Consulta de conversaciones finalizadas.
- Finalización de conversaciones.
- Visualización de los departamentos disponibles.
Respuestas rápidas #
Las respuestas rápidas ayudan a mantener la consistencia y agilizar la atención.
Puedes preparar respuestas para situaciones frecuentes, como:
- Saludo inicial.
- Solicitud de información.
- Horario de atención.
- Información sobre pagos.
- Transferencia al equipo de soporte.
- Confirmación de que la solicitud fue resuelta.
- Despedida.
Aunque utilices respuestas guardadas, personaliza el mensaje cuando sea necesario para evitar que la atención parezca mecánica.
Transferencia de una conversación #
Cuando el cliente necesite la ayuda de otro equipo o de un operador específico, la conversación podrá transferirse a otro operador o departamento disponible.
Antes de transferirla, informa al cliente lo que sucederá.
Ejemplo:
Voy a transferir tu conversación a nuestro equipo financiero para que pueda revisar esta información contigo.
Finalización de la atención #
Al concluir una conversación:
- Confirma que la solicitud haya sido resuelta.
- Envía un mensaje de cierre.
- Haz clic en Finalizar.
- La conversación quedará registrada entre las conversaciones finalizadas.
¿Campaña en grupo o atención individual? #
| Necesidad | Función recomendada |
|---|---|
| Programar mensajes para grupos | Campañas |
| Organizar los grupos de un lanzamiento | Campañas |
| Consultar miembros y grupos | Campañas |
| Permitir que un equipo responda a los clientes | Atención |
| Crear departamentos | Atención |
| Transferir una conversación entre operadores | Atención |
| Programar un mensaje para un contacto específico | Atención |
| Crear automatizaciones activadas por palabras o frases | Automatización de WhatsApp |
WhatsApp Launch Manager no debe confundirse con Automatización de WhatsApp. Automatización de WhatsApp está indicada para crear flujos automáticos individuales activados por palabras o frases específicas.
Buenas prácticas para campañas #
Comienza con un grupo de prueba #
Crea un grupo interno que incluya únicamente a miembros de tu equipo. Utilízalo para comprobar:
- Textos.
- Enlaces.
- Imágenes y videos.
- Orden de los mensajes.
- Fechas y horarios.
- Formato.
- Experiencia desde dispositivos móviles.
Organiza los grupos antes de importarlos #
Utiliza un formato de nombres estandarizado, por ejemplo:
- Lanzamiento X – Grupo 01
- Lanzamiento X – Grupo 02
- Lanzamiento X – Grupo 03
Esto reduce el riesgo de seleccionar el grupo equivocado durante la configuración.
Evita enviar demasiados mensajes #
Aunque los participantes hayan aceptado ingresar al grupo, una frecuencia excesiva puede hacer que silencien el grupo, salgan de él, reporten los mensajes o provoquen restricciones en la cuenta.
Envía únicamente contenido relevante y compatible con la finalidad informada a los participantes.
Trabaja únicamente con contactos autorizados #
Incluye en las campañas únicamente a personas que hayan aceptado participar en el grupo o recibir esa comunicación.
Respeta:
- La finalidad informada.
- La privacidad de los participantes.
- Las solicitudes de eliminación.
- La legislación aplicable sobre protección de datos.
- Los Términos de Servicio y las políticas de WhatsApp.
Buenas prácticas para la atención #
- Crea departamentos con nombres sencillos.
- Mantén únicamente los departamentos que realmente se utilizan.
- Proporciona a cada operador un acceso individual.
- Elimina o desactiva a los operadores que ya no formen parte del equipo.
- Concede permisos de gestor únicamente cuando sea necesario.
- Crea respuestas rápidas para las preguntas frecuentes.
- Transfiere las conversaciones incluyendo el contexto.
- Finaliza las conversaciones concluidas.
- Comprueba periódicamente que el número principal permanezca conectado.
- Evita utilizar el mismo número como empresa, operador y cliente durante las pruebas.
Solución de problemas #
No puedo crear una campaña #
Comprueba que:
- Exista un número conectado.
- El número tenga un estado activo.
- El nombre de la campaña esté completo.
- La página se haya cargado completamente.
- Tu sesión de Builderall continúe activa.
Recarga la página e inténtalo nuevamente. Si el problema continúa, desconecta y vuelve a conectar el número siguiendo las instrucciones de la herramienta.
Mis grupos no aparecen para importarlos #
Comprueba que:
- Se haya seleccionado el número correcto.
- Ese número participe en los grupos.
- La conexión esté activa.
- Los grupos continúen activos en WhatsApp.
- La herramienta haya completado la sincronización.
Recarga la página antes de intentar una nueva importación.
No puedo registrar a un operador #
Confirma que:
- Exista un número comercial conectado a la herramienta.
- El teléfono personal del operador se haya ingresado correctamente.
- El código de país y el código de área sean correctos.
- Se haya seleccionado un departamento.
- El perfil se haya definido como Colaborador o Gestor.
- El operador tenga el estado activo.
El operador no recibió el código #
Solicita al operador que:
- Compruebe si el número registrado es correcto.
- Verifique si el teléfono tiene señal y acceso a WhatsApp.
- Espere algunos minutos.
- Solicite un nuevo código si la opción está disponible.
- No utilice códigos anteriores después de solicitar uno nuevo.
Si es necesario, edita el registro y confirma nuevamente el número informado.
El operador está activo, pero aparece desconectado #
El estado activo solamente autoriza el acceso. Para aparecer en línea, el operador debe abrir su enlace, completar la autenticación y mantener abierta la pantalla de Atención.
Las estadísticas no se actualizaron #
Recarga la página del navegador. Algunos datos pueden actualizarse de forma progresiva.
Los mensajes programados no se enviaron #
Comprueba:
- La fecha y el horario programados.
- La zona horaria utilizada.
- El estado de la campaña.
- La conexión del número.
- El grupo seleccionado.
- Los permisos del número dentro del grupo.
- El estado de la programación.
- Si el contenido o archivo continúa disponible.
El número se desconectó #
Ingresa a Mis números, comprueba el estado y sigue el proceso de reconexión mostrado por la herramienta.
Evita eliminar sesiones, mantener el teléfono apagado durante períodos prolongados o modificar la configuración del dispositivo mientras la herramienta esté en uso.
El cliente fue enviado al departamento equivocado #
Revisa el modo de atención:
- En el modo automático, comprueba la lista de departamentos que se muestra a los clientes.
- En el modo de departamento predeterminado, confirma qué departamento se encuentra seleccionado.
- Comprueba que los departamentos correctos estén activos.
Preguntas frecuentes #
¿Puedo conectar más de un número? #
Sí. Puedes conectar diferentes números y utilizarlos en campañas o estructuras de atención distintas.
¿Existe un límite de números conectados? #
WhatsApp Launch Manager no establece un límite de conexiones dentro de la propia herramienta. La disponibilidad y las condiciones de uso pueden depender del plan de Builderall y de las reglas de los servicios involucrados.
¿Puedo utilizar un número diferente en cada campaña? #
Sí. Al crear la campaña, selecciona el número conectado que deseas utilizar.
¿Puedo importar grupos existentes? #
Sí. La herramienta permite seleccionar los grupos activos vinculados al número conectado.
¿Las campañas envían mensajes a contactos individuales? #
Las campañas de WhatsApp Launch Manager están destinadas a la comunicación en grupos. Las conversaciones individuales se administran desde el área de Atención.
¿Debo entregar el teléfono comercial a los operadores? #
No. El número comercial se conecta a WhatsApp Launch Manager y cada operador recibe su propio acceso.
¿El operador utiliza su número personal para hablar con los clientes? #
No. El teléfono personal del operador se utiliza únicamente para la autenticación. La atención se realiza desde el número comercial conectado a la herramienta.
¿Puedo crear varios departamentos? #
Sí. Puedes organizar la operación en diferentes departamentos según la estructura de tu negocio.
¿Puedo agregar varios operadores? #
Sí. Puedes registrar los operadores necesarios y asociarlos con sus respectivos departamentos.
¿Puedo definir diferentes niveles de acceso? #
Sí. El usuario puede registrarse como Colaborador o Gestor.
¿Es posible transferir una conversación? #
Sí. El área de Atención permite transferir conversaciones a otros operadores o departamentos disponibles.
¿Es posible programar un mensaje individual? #
Sí. La pantalla de Atención puede ofrecer la programación de mensajes para un contacto específico. Esta función no corresponde al envío masivo de mensajes individuales.
¿Puedo crear respuestas automáticas activadas por palabras clave? #
Para crear flujos individuales activados por palabras o frases específicas, utiliza la herramienta Automatización de WhatsApp de Builderall.
¿WhatsApp Launch Manager evita las restricciones? #
Ninguna herramienta puede garantizar que un número no será restringido. El uso debe respetar el consentimiento de los participantes, las políticas de WhatsApp, una frecuencia de envío adecuada y la legislación aplicable.
Checklist antes de comenzar #
- El número principal está conectado.
- La conexión está activa.
- Los grupos están organizados.
- La campaña tiene un nombre claro.
- El contenido fue revisado.
- Las fechas y los horarios fueron comprobados.
- Se utilizó un grupo de prueba.
- Los departamentos fueron creados.
- Los operadores fueron registrados.
- Cada operador recibió su propio acceso.
- Los mensajes de atención activa e inactiva fueron configurados.
- El flujo completo fue probado con números diferentes.
